La implementación de la Directiva de protección del denunciante implica la obligatoriedad para las entidades del sector público de establecer canales internos de denuncia. Este requisito, dentro de un ámbito que suele ser complejo y tradicionalmente distante de este tipo de herramientas, demandará la adopción de decisiones significativas. El proceso pondrá a prueba el grado de compromiso de las administraciones en la creación y gestión efectiva de estos mecanismos, marcando un hito crucial en la promoción de la transparencia y la ética en el ámbito público.
Canal de denuncias en la Administración Pública
La Ley 2/2023, enfocada en salvaguardar a los informantes de infracciones normativas y combatir la corrupción, ha fijado un plazo crucial para la implementación de sistemas internos de información en todas las entidades del sector público. Este requisito debe cumplirse para el 13 de junio de 2023, a excepción de los municipios con menos de 10.000 habitantes, quienes cuentan con una extensión hasta el 1 de diciembre de 2023.
Aquellas entidades que incumplan con esta obligación están expuestas a sanciones que podrían alcanzar hasta el millón de euros. Este marco regulatorio establece un estándar crucial para la transparencia y el control, incentivando el cumplimiento efectivo de las disposiciones y la protección de los denunciantes.
¿Deben los ayuntamientos tener un canal de denuncias?
En efecto, la legislación española establece la obligatoriedad para todos los ayuntamientos de contar con un canal de denuncias, sin importar el número de funcionarios, trabajadores o habitantes del municipio. No obstante, se permite a los municipios con menos de 10.000 habitantes compartir un sistema de información interno y los recursos destinados a las investigaciones y tramitaciones.
Esta disposición permite una estructura más colaborativa, donde múltiples municipios pueden utilizar conjuntamente un solo sistema de información para cumplir con los requisitos legales. En otras palabras, aunque todos los ayuntamientos deben disponer de un canal de denuncias, la ley contempla una excepción para los municipios de menor tamaño, ofreciéndoles la opción de un sistema compartido para gestionar estas herramientas en común.
Normativa del canal de denuncias de los ayuntamientos
Dos leyes rigen el funcionamiento del canal de denuncias interno:
- Directiva (UE) 2019/1937, comúnmente conocida como Directiva Whistleblowing.
- Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, la cual se centra en la protección de denunciantes de casos de corrupción.
Si bien la Directiva Whistleblowing establece los principios generales sobre la esfera de aplicación, las responsabilidades del canal de denuncias interno y la salvaguardia de los denunciantes, es la legislación española la que las empresas, entidades públicas, y también los ayuntamientos, deben adoptar y seguir.
Es importante destacar que la ley nacional de protección de denunciantes de corrupción se basa plenamente en los criterios de la Directiva 2019/1937, mejorando y ampliando ciertos aspectos que la legislación europea deja a discreción de los Estados miembros para su implementación.
Características del canal de denuncias del ayuntamiento
- Accesible y fácil de usar.
- Acepta denuncias escritas o verbales, incluso anónimas.
- Garantiza confidencialidad y protección de datos.
- Tiene un sistema sancionador dentro de los límites legales.
- Informa sobre su existencia y reglas de uso.
- Se revisa periódicamente.
- Cuenta con responsables imparciales.
- Permite presentación y gestión de denuncias de cualquier ciudadano.
- Dispone de un reglamento accesible para empleados y ciudadanos.
- Asegura un manejo ético e imparcial de las denuncias recibidas.
Funcionamiento del canal de denuncias del ayuntamiento
El sistema utilizado en el canal de denuncias del municipio presenta similitudes con otros sistemas similares una vez que se ha establecido su reglamento, se ha designado un responsable y se ha delineado un protocolo para llevar a cabo investigaciones internas. Esto siempre mejora la reputación tanto de empresas como de administraciones.
Las denuncias se canalizan a través de una vía específica, preferiblemente mediante un sistema digital, como un software dedicado al canal de denuncias, que facilite su presentación en línea para un control y seguimiento más eficaces. Luego de recibir la denuncia, el responsable o un evaluador designado procederá a analizarla para determinar si justifica el inicio de una investigación interna.
El municipio se compromete a notificar al denunciante dentro de un plazo de hasta siete días hábiles una vez recibida la denuncia. En caso de que se inicie una investigación, se cuenta con un período de tres meses, susceptible de ser extendido por otros tres meses, para llevar a cabo el proceso correspondiente. Se mantendrá al denunciante informado sobre el progreso durante este tiempo, especialmente si la denuncia se remite a otra entidad competente.
Si durante la evaluación o investigación se sospecha la comisión de una infracción o delito penal, el caso será remitido a la autoridad pertinente.
Todas las denuncias, ya sea que sean rechazadas o investigadas, deben ser registradas, manteniendo la confidencialidad y protección de datos. Este registro estará disponible para la autoridad judicial en casos de procedimientos legales.
¿Cómo implementar el canal de denuncias en el ayuntamiento?
Para implementar el canal de denuncias en el ayuntamiento, es esencial seguir un proceso estructurado que se asemeje a las prácticas estándar de las organizaciones privadas. Además de los pasos mencionados, sería beneficioso considerar la asesoría de profesionales especializados en ética corporativa y cumplimiento normativo para garantizar la efectividad y el cumplimiento legal del canal de denuncias.
Los pasos a seguir incluirían:
- Establecimiento de vías de comunicación: Seleccionar y establecer las vías adecuadas para la presentación de denuncias, preferiblemente a través de medios digitales y presenciales, facilitando el acceso y la confidencialidad de los denunciantes.
- Nombramiento de un responsable especializado: Designar a un responsable del canal de denuncias que posea conocimientos en compliance, ética y gestión de riesgos, o buscar apoyo externo de profesionales expertos en el área.
- Desarrollo del reglamento y protocolo: Elaborar un reglamento detallado del canal de denuncias que esté alineado con las normativas legales pertinentes y un protocolo de actuación que guíe el proceso de gestión y tramitación de las denuncias, garantizando la confidencialidad y la imparcialidad en todo momento.
- Implementación de un sistema de registro y seguimiento: Establecer un sistema de registro exhaustivo que permita documentar todas las denuncias recibidas, su seguimiento, archivado y resolución, asegurando la integridad de la información y el cumplimiento de las políticas de protección de datos.
- Comunicación y difusión del canal de denuncias: Realizar campañas de comunicación y difusión para informar a los empleados, ciudadanos y otras partes interesadas sobre la existencia del canal de denuncias, destacando su importancia, confidencialidad y el respaldo profesional disponible para atender las denuncias de manera ética y legal.
La ayuda profesional de expertos en ética empresarial y cumplimiento normativo puede enriquecer significativamente la implementación del canal de denuncias, proporcionando una guía especializada y garantizando la efectividad y la integridad del proceso en el ayuntamiento.
